Akuntansi Ekonomi IPS

PERAN TEKNOLOGI INFORMASI DALAM MENDUKUNG SISTEM INFORMASI

3.1 Siklus Pemrosesan Data

Salah satu fungsi dari sistem informasi dalam hal ini sistem informasi akuntansi adalah yang memproses transaksi-transaksi yang ada dalam perusahaan secara efektif dan  efisien. Dalam sistem manual yang tidak menggunakan teknologi informasi, data dimasukkan ke dalam jurnal dan buku besar yang berbasis kertas, sedangkan dalam sistem yang berbasis komputer data direkam ke dalam komputer dan direkam dalam database. Kegiatan-kegiatan yang dilakukan terhadap data untuk menghasilkan informasi yang berguna dan relevan disebut siklus pemrosesan data (data processing cycle), proses tersebut terdiri dari empat langkah yaitu perekaman data (data input), penyimpanan data (data storage), pengolahan data (data processing) dan penyajian informasi (information output).

3.1.1 Perekaman Data (Data Input)

Tahap perekaman data merupakan tahap pertama dari siklus pemrosesan data dimana data direkam dan dimasukkan ke dalam sistem. Perekaman data biasanya dipicu oleh kegiatan bisnis. Data yang direkam terkait dengan kegiatan bisnis harus mencakup:

  1. Aktivitas yang terjadi;
  2. Sumber Daya yang terdampak oleh setiap aktivitas;
  3. Pihak-pihak (orang/SDM) yang terlibat dalam setiap proses.

Data yang paling banyak direkam dalam siklus pendapatan adalah penjualan, baik penjualan secara tunai maupun kredit, data-data yang direkam dapat berupa:

  1. Tanggal dan waktu terjadinya penjualan.
  2. Petugas yang membantu konsumen pada saat penjualan
  3. Petugas yang menyelesaikan administrasi penjualan
  4. Kasir yang menerima pembayaran
  5. Jenis-jenis barang yang dijual
  6. Jumlah barang yang terjual untuk masing-masing jenis barang
  7. Harga jual dan harga sebenarnya barang yang terjual
  8. Jumlah harga penjualan
  9. Permintaan-permintaan terkait pengiriman
  10. Untuk penjualan dengan kredit: nama konsumen, alamat penagihan, alamat pengiriman.

Kebanyakan perusahaan-perusahaan menggunakan kertas sebagau dokumen sumber yang digunakan untuk mencatat data-data aktivitas bisnisnya, baru kemmudian data tersebut dipindahkan ke dalam komputer, yang dapat menggunakan format tampilan sama dengan yang dalam dokumen.

Perusahaan dapat juga menggunakan turnaround documents yang merupakan dokumen yang diedarkan kepada pihak eksternal yang kemudian menambahkan data ke dalam dokumen dan ketika dokumen kembali ke dalam perusahaan, dokumen tersebut menjadi dokumen yang digunakan oleh perusahaan untuk merekan data.

Otomatisasi sumber data, sumber data dapat diotomatisasi misalnya dengan menggunakan barcode ataupun penggunaan ATM, dimana pihak bank tidak harus memasukkan kembali data-data yang sudah dimasukkan oleh nasabah.

Langkah kedua adalah memastikan bahwa data yang direkam adalah data uang akurat dan lengkap, salah satu yang dapat digunakan untuk memastikan keakuratan maupun kelengkapan data adalah penggunaan pengendalian pada layar pemasukan data maupun menggunakan dokumen prenumbered.

Langkah ketiga dalam proses perekaman data adalah memastikan bahwa kebijakan-kebijakan perusahaan diikuti seperti proses persetujuan transaksi, status kredit konsumen, prosedur pemeriksaan jumlah persediaan sebelum menerima pemesanan.

  • Penyimapanan Data

Data perusahaan merupakan salah satu sumber daya yang berharga bagi perusahaan, namun ketersediaan data bukan merupakan hal yang cukup untuk dapat membuat perusahaan mampu menggunakan data-data tersebut untuk meningkatkan keunggalan keunggulan bersaingnya. Untuk dapat berguna data harus dapat dengan mudah mengakses data kemudian menggunakannya.

Dalam sistem informasi akuntansi, data dikelompokkan dengan tujuan dapat memudahkan dalam proses temu kembali dan digunakan untuk pengambilan keputusan. Data dapat disimpan dalam bentuk ledger maupun subsidiary ledger. Antara Ledger dan subsidiary ledger memiliki control account, yang dapat digunakan untuk menjaga keakurasian data dalam sistem informasi akuntansi.

Data-data dalam ledger diatur secara logis dengan pengelompokan data (coding) dengan cara-cara yang sistematis, yaitu:

  1. Sequence Code

Data-data diberi kode nomor secara berurutan.

  1. Block Code

Data-data diberi nomor-nomor dengan jarak urutan tertentu berdasarkan jenis datanya.

  1. Group Code

Data-data diberi Kode dengan menggunakan grup dan subgrup.

  1. Mnemonic Code

Data-data diberi kode dengan menggunakan huruf dan angka.

Chart of Account, atau daftar akun adalah daftar yang berisikan akun-akun yang digunakan dalam perusahaan yang sudah dikelompokkan dan diurutkan untuk membantu penyusunan laporan keuangan. Daftar akun atau chart akun dibuat sesuai dengan kebutuhan perusahaan yang umumnya disusun sesuai dengan standar pelaporan akuntansi yang diikuti oleh perusahaan.

Jurnal, sebelum dilakukan pencatatan ke ledger  atau buku besar, pada umumnya data dicatatkan ke dalam jurnal yang dapat berupa jurnal umum ataupun jurnal khusus.

Audit Trail, jejak audit, adalah data yang direkam untuk menunjukkan jejak peralanan data, sejak dari masukan sampai keluaran, atau sebaliknya, dalam jejak audit ini dicatat jejak-jejak sebagai referensi untuk dapat menelusuri perjalanan data dalam perusahaan.

Penyimpanan data dalam sistem informasi berbasis komputer disusun atau dikelompokkan beberapa istilah yaitu  entity, attributes, field, record, data value, dan file. Untuk file terdiri dari file dan transaction file.

Entity, merupakan tempat dimana informasi mengenai karyawan, inventory maupun konsumen disimpan, attribute  menjelaskan mengenai apa yang disimpan dalam entity, untuk karayawan dapat memiliki attribute posisi, besarnya gaji, alamat, untuk inventory  dapat berupa, harga, tanggal pembelian.

Field,  merupakan tempat penyimpanan data secara fisik dalam komputer, beberaoa  fields  membentuk records,  beberapa  record  membentuk  file. Records  menyimpan data-data yang disebut dengan data value. Master file  merupakan file yang bersifat permanen yang menyimpan data yang sama untuk beberapa periode akuntansi, sedangkan transaction file  menyimpan data-data yang transaksiyang terjadi dalam kegiatan operasional sehari-hari. Beberapa master file  dan beberapa transaction file disimpan secara terkoordinasi disebut dengan database.

  • Pemrosesan Data

Setelah data direkam kedlam sistem, maka perusahaan harus melakukan pemrosesan data agar database tetap mutakhir. Proses tersebut adalah  creating, reading, updating dan deleting (CRUD).

  1. Creating, adalah proses pembuatan record baru, seperti merekam data karyawan baru.
  2. Reading, adalah proses mengambil atau membaca data sebelum disimpan.
  3. Updating, adalah proses pemutakhiran data sesuai dengan kegiatan aktivitas bisnis, misalnya mengubah nilai account receivable sesuai dengan pembayaran dilakukan oleh pelanggan.
  4. Deleting, adalah menghapus data sesuai dengan kebijakan penghapusan data yang ditetapkan oleh perusahaan
  • Penyajian Informasi

Tahap selanjutnya dan terakhir dari siklus pemrosesan data adalah penyajian informasi yang dapat berupa dokumen, maupun laporan. Dokumen maupun laporam yang dibutuhkan dapat berupa dokumen atau laporan tercetak ataupun dalam dalam bentuk digital yang ditampilkan melalui tampilan layar. Salah satu kemampuan dari sistem informasi berbasis ‘komputer adalah kecepatan dalam mempuat laporan atau dokumen rutin, dengan menggunakan perintah “query” untuk mencari data-data spesifik dari database, seseorang dapat membuat dokumen atau laporan sesuai dengan kebutuhan.

  • Perkembangan Teknologi Informasi dan Keuntungan Penggunaan Teknologi Informasi

Perkembangan teknologi informasi saat ini telah mencapai perkembangan yang memungkinkan fitur-fitur teknologi informasi yang melekat kedalam kehidupan perseorangan sehingga kadang sulit untuk memisahkan pekerjaan dengan kehidupan pribadi. Diawali dengan perkembangan internet pada tahun 1990 sampai dengan sekarang dimana smartphone, tablet, laptop semuanya sudah memiliki standar sama dalam mengakses ataupun menampilkan data, sehingga lingkungan operasional perusahaan juga semakin lebar dan interaktif. Saat ini dengan keberadaan social media, perusahaan lebih mudah untuk melakukan komunikasi dengan pelanggan maupun stakeholder  lainnya. Pengadaan Aplikasi-aplikasi untuk untuk kebutuhan perusahaan atau individu juga sudah mengalami perkembangan, seiring dengan semakin murahnya akses internet dan kestabilan layanan yang memadai, banyak perusahaan  sudah menawarkan aplikasi-aplikasi yang dapat digunakan oleh perusahaan melalui aplikasi berbasis cloud, dengan menggunakan aplikasi cloud perusahaan tidak perlu direpotkan dengan penempatan dan perawatan server di perusahaan.

Pada dasarnya penggunaan teknologi informasi dapat membuat setiap proses menjadi lebih cepat, lebih baik dan lebih murah , namun teknologi informasi pada dasarnya dapat berdampak pada strategi dan kemampuan perusahaan. Dampak teknologi informasi terhadap strategi perusahaan adalah ketika teknologi informasi memengaruhi jenis produk, market serta jaringan bisnis maupun batasan bisnis dari perusahaan. Misalnya dengan penggunaan internet untuk melakukan penjualan, bukan hanya perusahaan, perorangan dapat melakukan penjualan yang melewati batas negara, atau daerahnya. Dampak teknologi terhadap kemampuan perusahaan adalah ketika teknologi informasi meningkatkan kemampuan proses-proses yang ada dalam perusahaan, misalnya, proses analisis, kemampuan sumberdaya maupun kepentingan teknis lainnya.

Teknologi informasi juga dipercaya dapat meningkatkan atau merubah kompetisi, merubah cara berhubungan antara pelanggan dan perusahaan, dapat membuat halangan bagi pendatang baru, meningkatkan biaya untuk berpindah (switching cost) serta teknologi informasi dapat memberikan nilai tambah terhadap produk layanan yang sudah ada, bahkan dapat membuat  produk atau layanan yang baru.